一、接收新生档案材料

1、须由学院集中收集新生档案，档案袋在档案馆学生档案科领取，请用铅笔在档案袋正面右上方注明专业、学号，并在指定位置贴上《新生档案信息条》。

2、下载填写《xx级xx生档案移交表》中有关学生的基本信息，打印一式2份，并加盖本单位公章。

3、所有档案材料均须按专业、学号排序。

4、移交的所有新生档案必须是由所在招生部门或原毕业学校封装完好的。如果自带的档案密封条破损或未密封，需回原单位进行密封或重新密封。

5、移交的新生档案材料必须是原件。

二、转递学生档案材料

1、学院辅导员亲自办理毕业生档案移交材料包括：

①齐全、完整的毕业生材料。

②《就业协议书》（即派遣证白联）或考研调档函。

③《档案转递信息登记表》一式2份及其电子版。

④《毕业生留校工作/本校读研登记表》一式2份（须加盖单位公章）及其电子版。

⑤《档案转递通知》。

⑥打印完成的档案袋封面用信息条，需要沿虚线裁剪为独立的信息。

2、填写《档案转递信息登记表》需要注意：

①“派遣单位名称或考研院校名称”一栏填写档案转递单位，要求严格按照“派遣证”中派遣单位名称或考研调档函中要求寄回档案的单位名称填写。

②“档案邮寄地址”一栏要求对应填写档案转递单位所在省、市、区、街（路）等信息。

③“收件人联系电话”如为固话，填写格式为：区号+固话号码。

④学生联系电话要求准确无误，用于接收档案转递信息以及档案去向查询。

⑤单位负责人及辅导员签名均需手写，不可打印。

3、个人办理档案转递。若为本人（辅导员或班主任）办理，须提供的材料包括：身份证、学生证（工作证）、调档函（升学调档函需加盖校计财处公章）、派遣证（改派盖章）、解约函（与原单位）；若委托他人办理，在提供以上材料的基础上，须另提供委托书。

4、派遣档案邮局收费标准：EMS国内21元，其中太原市内20元。

三、查阅学生档案材料

1、学生档案材料政审，由校内相关单位提前预约，须由2名工作人员办理，同时须携带身份证、工作证、介绍信。

2、查阅学生档案，须出具本单位介绍信，由2名工作人员办理，填写《学生档案查阅登记表》。

咨询电话：0351-7011238